RODO: trwają konsultacje nad zmianami w prawie pracy

Już w maju 2018 r., w całej Unii Europejskiej, zacznie obowiązywać nowe rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych (tzw. RODO), które wprowadza szereg nowości w zakresie ochrony danych osobowych. W celu pełnej implementacji ww. rozporządzenia do polskiego systemu prawnego ustawodawca obecnie opracowuje zarówno projekt nowej ustawy o ochronie danych osobowych, jak i ustawy wprowadzającej, której celem jest dostosowanie obecnie obowiązujących przepisów, zawartych w licznych innych ustawach, do nowych standardów ochrony danych osobowych.

W wyniku powyższych prac Ministerstwo Cyfryzacji ostatnio opublikowało projekt ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy wprowadzającej ustawę o ochronie danych osobowych. Warto przyjrzeć się zatem już teraz planowanym zmianom w obecnych przepisach.

Planowane zmiany w prawie pracy

Z punktu widzenia każdego pracodawcy interesujące będą z pewnością planowane zmiany dotyczące prawa pracy.

W celu dostosowania obecnych przepisów prawa pracy do wymogów nowego rozporządzenia, w tym w szczególności do wprowadzonej przesłanki istnienia obowiązku prawnego jako podstawy przetwarzania danych osobowych, ustawodawca postanowił wprowadzić szereg zmian do kodeksu pracy, polegających przede wszystkim na nowelizacji obecnie obowiązującego art. 22¹ oraz dodaniu art. 22² - 22⁴.

Powyższe przepisy określają zasady przetwarzania przez pracodawców danych osobowych kandydatów do pracy oraz pracowników, a w szczególności wymogi uzyskiwania stosownych zgód na przetwarzanie od tych osób.

Dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy

Art. 22¹ § 1 kodeksu pracy wskazuje na kategorię danych, które są niezbędne do pozyskania przez pracodawcę w celach rekrutacyjnych, od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. W nowym brzmieniu, proponowanym w ww. projekcie ustawy, do tych danych należeć będą: imię i nazwisko kandydata, data urodzenia, adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej albo numer telefonu, wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Na podstawie nowego art. 22¹ § 2 pracodawca będzie mógł żądać od pracownika podania: adresu zamieszkania, numeru PESEL oraz innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień, przewidzianych w prawie pracy.

Adres korespondencyjny, email i numer telefonu pracownika wymagają odrębnej zgody

Na uwagę zasługuje z pewnością dodanie uprawnienia do żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania jej adresu poczty elektronicznej albo numeru telefonu (obecnie obowiązujący art. 22¹ § 1 nie zawiera takiego uprawnienia).

Należy jednakże zwrócić uwagę na fakt, iż wspomniane dane będą mogły być przetwarzane wyłącznie w przypadku osób ubiegających się o zatrudnienie. W przypadku pracowników wymagana będzie odrębna zgoda w tym zakresie.

To ograniczenie wynika wprost z proponowanej treści art. 22¹ § 5, który wskazuje, iż przetwarzanie danych osobowych zebranych od kandydata do pracy, dotyczących jego adresu korespondencyjnego oraz adresu email albo numeru telefonicznego, po nawiązaniu z nim stosunku pracy, będzie możliwe tylko w przypadku, gdy wyrazi on na to odrębną zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

Oznacza to, że w przypadku gdy pracodawca będzie zamierzał kontaktować się z pracownikiem za pomocą ww. kanałów komunikacji, to będzie on musiał uprzednio uzyskać zgodę pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych w tym zakresie.

Dane biometryczne oraz inne dane

Przetwarzanie przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione powyżej będzie dopuszczalne tylko wtedy, gdy będą one dotyczyły stosunku pracy i osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub pracownik wyrazi na to zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

Wymóg uzyskania odrębnej zgody będzie dotyczył również przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych pracownika, które będą mogły być przetwarzane wyłącznie jeżeli będą dotyczyć stosunku pracy (pracodawca nie będzie mógł żądać przekazania danych biometrycznych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie).

W przypadku danych biometrycznych pracodawca będzie ponadto musiał zapewnić szczególne warunki techniczne gromadzenia tych danych, które zostały ujęte w rozporządzeniu wydanym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji

Należy przy tym pamiętać, że brak zgody na przetwarzanie ww. danych dodatkowych nie będzie mógł‚ stanowić podstawy niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie będzie mógł powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie będzie mógł stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenia stosunku pracy lub jego rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Zakaz przetwarzania określonych danych osobowych

Zgodnie z planowanymi zmianami przetwarzanie danych osobowych dotyczących nałogów, stanu zdrowia oraz życia seksualnego lub orientacji seksualnej pracownika lub osoby ubiegającej się o zatrudnienie będzie niedopuszczalne, nawet jeżeli pracownik lub osoba ubiegająca się o zatrudnienie wyrazi na to zgodę.

Wyjątek od tej reguły ma stanowić będą sytuacje, gdy obowiązek ich podania wynikać będzie z odrębnych przepisów lub gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przepisami prawa.

Monitoring

Zupełnie nową instytucją w przepisach prawa pracy ma być instytucja "monitoringu", która ma zostać wprowadzona w art. 22⁴ kodeksu pracy.

Zgodnie z opublikowanym projektem pracodawca będzie miał prawo do wprowadzenia szczególnego nadzoru nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), jeżeli uzna to za konieczne.

Stosowany przez pracodawcę monitoring będzie mógł służyć wyłącznie zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników lub ochronie mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, natomiast dane uzyskane w wyniku stosowania monitoringu będą mogły być przetwarzane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Jednocześnie pracodawca będzie mógł przechowywać takie dane wyłącznie przez okres niezbędny dla realizacji tych celów.

Monitoring nie będzie mógł stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika.

Stosowanie monitoringu w pomieszczeniach, które nie są przeznaczone do wykonywania pracy, w szczególności pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach lub palarniach będzie zakazane.

Ponadto pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przjęty u danego pracodawcy nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu, a gdy monitoring będzie już stosowany u pracodawcy przed nawiązaniem stosunku pracy, to pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania o tym fakcie nowego pracownika, przed dopuszczeniem go do pracy.

Etap prac na ustawą

Obecnie prace nad nowym projektem ustawy o ochronie danych osobowych, jak i ustawy ją wprowadzającej znajdują się na etapie konsultacji społecznych.

W ramach konsultacji projekt ustaw został przesłany do ponad 200 podmiotów (izb gospodarczych, organizacji pozarządowych), które mogą zgłaszać swoje uwagi.

Niezależnie od ww. podmiotów udział w konsultacjach może wziąć każdy, przesyłając swoje uwagi bezpośrednio do na adres mailowy Ministerstwa Cyfryzacji.

Konsultacje potrwają jeszcze do 13.10.2017 r.