Entsendung eines Arbeitnehmers nach Polen – Was muss beachtet werden?

Steuerliche und arbeitsrechtliche Konsequenzen der Entsendung eines Arbeitnehmers nach Polen.

Bei der Entsendung eines Arbeitnehmers nach Polen müssen mehrere Vorschriften berücksichtigt und Voraussetzungen erfüllt werden. 

Besonders im Fall von ausländischen Kapitalgruppen, die sich dazu entscheiden Tochtergesellschaften in Polen zu gründen, ist es üblich in die Geschäftsführung (ggf. Prokura) der polnischen Tochtergesellschaft Mitarbeiter der ausländischen Muttergesellschaft zu bestellen. Diese Geschäftsführer werden anschließend für einen gewissen Zeitraum im Jahr zum polnischen Tochterunternehmen entsendet, wo sie Ihre Pflichten als Geschäftsführer ausüben.

Oft verzichten Unternehmen dabei auf einen separaten Anstellungsvertrag des Geschäftsführers bei der polnischen Tochtergesellschaft. Dies ändert jedoch nichts daran, dass die Entsendung selbst bereits wesentliche steuerliche und rechtliche Konsequenzen für alle involvierte Parteien (d.h. sowohl für die entsendende und die entgegennehmende Gesellschaft, wie auch den Arbeitnehmer selbst) hat.

In diesem Beitrag befassen wir uns mit der Entsendung eines deutschen Mitarbeiters nach Polen.

Arbeitsrechtliche Aspekte der Entsendung eines Arbeitnehmers nach Polen

Bei der Entsendung eines Arbeitnehmers nach Polen muss in erster Reihe die Entsendung selbst bei der polnischen Arbeitsaufsicht gemeldet werden. Hierzu muss der Arbeitgeber (die Gesellschaft) spätestens am ersten Tag der Entsendung, bei der polnischen staatlichen Arbeitsaufsicht eine entsprechende Erklärung abgeben. Die Erklärung muss u.a. Angaben zum Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Dauer der Entsendung und der Arbeit, die geleistet werden soll, beinhalten.

Des Weiteren muss der Arbeitgeber eine Person zum Kontakt mit der polnischen staatlichen Arbeitsaufsicht benennen. Diese Person muss für den Zeitraum der Entsendung in Polen anwesend sein. Jeglicher Kontakt mit der Arbeitsaufsicht erfolgt über diese Person.

Gleichzeitig müssen folgende Unterlagen des entsendeten Arbeitnehmers in Polen aufbewahrt werden (diese Unterlagen können auch elektronisch aufbewahrt werden - z.B. Scans):

  • Kopie des Arbeitsvertrages,
  • Arbeitszeiterfassung für die in Polen geleistete Arbeit, die den Beginn und den Abschluss der Arbeit, sowie die Anzahl der gearbeiteten Stunden enthält,
  • Unterlagen bezüglich der Vergütung des Arbeitnehmers (Unterlagen zur Höhe der Vergütung, aller gesetzlichen Abgaben, die von der Vergütung abgeführt werden und der Auszahlung der Vergütung).

Die o.g. Unterlagen müssen auf Anforderung der Arbeitsaufsicht, innerhalb von 5 Tagen, samt Übersetzung, zur Verfügung gestellt werden. Innerhalb von 2 Jahren nach Beendigung der Entsendung müssen diese Unterlagen auf Anforderung der Arbeitsaufsicht, innerhalb von 15 Tagen, ggf. auch mit Übersetzung, zur Verfügung gestellt werden.

Letztendlich ist zu beachten, dass bei einer Entsendung die Mindestvoraussetzungen des polnischen Arbeitsrechts eingehalten werden müssenDies bezieht sich auf die maximale Arbeitszeit (grundsätzlich 8 Stunden am Tag und 40 Stunden in der Woche), Erholungsurlaub (mindestens 20, bzw. 26 Tage), Mindestlohn (aktuell PLN 2.000 brutto monatlich), Zusatzvergütung für Überstunden (50% bzw. 100% zusätzlich), sowie Arbeitsschutz und Arbeitshygiene.

Steuerliche Aspekte der Entsendung eines Arbeitnehmers nach Polen.

Bei der Entsendung eines Arbeitnehmers nach Polen werden die Vorschriften des Doppelbesteuerungsabkommens Anwendung finden.

Sollte ein deutscher Arbeitnehmer z.B. im Zusammenhang mit seiner Bestellung in die Geschäftsführung einer polnischen Gesellschaft nach Polen entsendet werden, so muss grundsätzlich seine Vergütung, die er für die Ausübung dieser Funktion erhält, in Polen besteuert werden (Art. 16 des PL-DE DBA).  Wenn so ein Arbeitnehmer also in Polen eine Vergütung anhand eines Arbeitsvertrages oder eines Beschlusses erhält, so wird diese in Polen mit der Einkommenssteuer belastet.

Falls ein Arbeitnehmer seine Arbeitspflichten in Polen anhand eines deutschen Arbeitsvertrages ausübt, so wird gemäß der allgemeinen Regelung sein Gehalt für die in Polen ausgeübte Tätigkeit mit der polnischen Einkommensteuer besteuert (Art. 15 des PL-DE DBA).

Allerdings gibt es von dieser Regel eine Ausnahme. Das Gehalt eines deutschen Arbeitnehmers, der einen Teil seiner Arbeit u.A. in Polen ausübt, wird nur in Deutschland besteuert, wenn folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind:

  • der Arbeitnehmer hält sich in Polen insgesamt nicht länger als 183 Tage innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten, der während des betreffenden Steuerjahrs beginnt oder endet, auf und
  • die Vergütungen des Arbeitnehmers von einem Arbeitgebers oder im Namen eines Arbeitgeber gezahlt wird, der nicht in Polen ansässig ist und
  • die Vergütungen nicht von einer Betriebsstätte oder einer festen Einrichtung, die der Arbeitgeber in Polen besitz, getragen wird.

Die o.g. Ausnahmen werden jedoch nicht gelten wenn:

  • der Arbeitnehmer während seiner Beschäftigung zusätzliche Dienstleistungen zugunsten Dritten (also nicht des Arbeitgebers) erbringt, und
  • der Arbeitgeber die Verantwortung oder das Risiko hinsichtlich der Arbeitsergebnisse des Arbeitnehmers nicht trägt.

Sozialversicherungsbeiträge bei der Entsendung eines Arbeitgebers nach Polen

Falls ein deutscher Arbeitnehmer in die Geschäftsführung  einer polnischen Tochtergesellschaft bestellt werden sollte, so wird seine Vergütung, die er für die Ausübung seiner Pflichten als Geschäftsführer in Polen erhält, nicht mit polnischen Sozialversicherungsbeiträge belastet.

Falls ein deutscher Arbeitnehmer anhand eines deutschen Arbeitsvertrages in Polen seine Pflichten erfüllt, werden hier die Vorschriften der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates gelten.

Gemäß dieser Verordnung unterliegt ein Arbeitnehmer nur einem Sozialversicherungssystem (Art. 11 Abs. 1 der Verordnung). Es ist also auszuschließen, dass ein Arbeitnehmer parallel in Deutschland und in Polen Sozialversicherungsbeiträge bezahlt.

Nach der allgemeinen Regelung sollen Sozialversicherungsbeiträge in diesem Staat abgeführt werden in dem ein Arbeitnehmer seine Arbeit ausübt (Art. 11 Abs. 3 der Verordnung).

Allerdings  gibt es auch hier eine Ausnahme. Gemäß Art. 12 Abs. 1 der Verordnung unterliegt eine Person, die in einem Mitgliedstaat für Rechnung eines Arbeitgebers, der gewöhnlich dort tätig ist, eine Beschäftigung ausübt und der von diesem Arbeitgeber in einen anderen Mitgliedstaat entsandt wird um dort eine Arbeit für dessen Rechnung auszuführen, weiterhin den Rechtsvorschriften des ersten Mitgliedstaats unterliegen wird, sofern die voraussichtliche Dauer dieser Arbeit 24 Monate nicht überschreitet und diese Person nicht eine andere entsandte Person ablöst.

Sofern also die Entsendung eines deutschen Arbeitnehmers nach Polen kürzer als 24 Monaten dauern wird, so wird es grundsätzlich nicht notwendig sein in Polen Sozialversicherungsbeiträge abzuführen.

Risiko der Unentgeltlichen Leistung bei der Entsendung eines Arbeitnehmers nach Polen

Sollte bei der Entsendung eines Arbeitnehmers nach Polen auf einen separaten Arbeitsvertrag verzichtet werden und gleichzeitig dem entsendeten Arbeitnehmer keine Sondervergütung für die in Polen geleistete Arbeit seitens der Tochtergesellschaft zugesprochen werden, besteht ein reales Risiko, dass die Arbeit des Arbeitnehmers, die zugunsten der polnischen Gesellschaft geleistet wird, von polnischen Steuerbehörden als unentgeltliche Leistung zugunsten der polnischen Gesellschaft, die auch in Polen besteuert werden sollte, angesehen werden könnte.

In Bezug auf das o.g. sollte jeder Fall der Entsendung, noch vor Arbeitsbeginn in Polen, im Hinblick auf die aktuellen polnischen Rechts- und Steuervorschriften, wie auch auf das eventuelle Risiko der unentgeltlichen Leistung, überprüft werden.


Adam Intek
Rechtsanwalt-PL